La première étape consiste à faire l'inventaire de tout ce qui peut être emporté tel quel pour les échanges : graines récoltées les saisons précédentes, jeunes plants issus de semis, de divisions ou de boutures, grosses potées dont vous ne voulez plus (plante d'intérieur, cactus, plante vivace ou arbuste). 

Il faut veiller à bien étiqueter tous les godets, un par un, car au moment des échanges, le temps manque souvent. Et puis cela évite toute confusion ou erreur le jour dit, surtout si les visiteurs mélangent les pots sans que vous vous en aperceviez. Inutile de vous ruiner en achat d'étiquettes neuves, recyclez et découpez des boites de fromage blanc ou des pots de yaourt en matière plastique. Sur chaque étiquette, indiquez le nom de la plante (nom latin si possible, avec le genre, l'espère et la variété si vous la connaissez) et mentionnez aussi la couleur de la floraison car l'expérience montre que ce détail est très souvent demandé.

Prévoyez un stock de caissettes (récupérées bien sûr) pour ranger et transporter vos plantes. Mettez de côté tous les sachets que vous pouvez récupérer, les troqueurs ne sont pas tous équipés d'un cabat ou d'une cagette pour emporter leurs nouvelles acquisitions.
Si vous faites de nombreux trocs, prévoyez aussi un équipement minimum pour présenter vos plantes : petite table et chaise pliantes, grosses caisses pour servir de présentoir, nappes et autres fantaisies pour faire un peu de déco... Sans oublier un peu de documentation pour pouvoir éventuellement montrer comment devient le jeune plant que vous échangez.

• Un troc aux plantes, ça se prépare à l’avance. Nous vous invitons chaque fois que vous faites le tour de votre jardin, à déjà repérer ce que vous pourriez échanger et préparer vos boutures et plants suffisamment tôt pour qu’elles prennent racines avant la date du troc. Pensez également à la division de vos plantes vivaces.
• Identifiez bien les plantes que vous apportez (étiquettes) pour chaque plant ; Ne proposez à l’échange que les plantes dont vous connaissez le nom. Éventuellement, munissez-vous d’une photo ou d’un descriptif.
• Prévoyez des caissettes pour emmener vos plantes . Si vous avez une petite table pliante pour la présentation de vos végétaux , pensez-y .
• Si vous n’avez vraiment rien, vous pouvez toujours venir avec votre sourire , une tarte ou cake à partager.